Gửi hóa đơn cho hàng hóa của bạn là một phần thiết yếu trong việc quản lý cửa hàng trực tuyến và lưu giữ hồ sơ bán hàng. Khi bạn tạo đơn đặt hàng nháp cho khách hàng của mình, bạn có thể gửi hóa đơn cho họ qua email. Hóa đơn này chứa tất cả các chi tiết thanh toán mà khách hàng của bạn cần phải trả cho các sản phẩm và hoàn tất giao dịch mua.
Tuy nhiên, đôi khi bạn cần in hóa đơn, chủ yếu là nếu bạn vận chuyển sản phẩm của mình cho các nhà bán lẻ lớn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách in hóa đơn cho khách hàng Shopify của bạn.
Cách in hóa đơn
Có nhiều cách để in hóa đơn từ Shopify. Bạn có thể in từ Shopify POS hoặc sử dụng trang quản trị Shopify. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ sử dụng ứng dụng Máy in đặt hàng. Dưới đây là các bước bạn cần làm theo trong cả hai ví dụ.
In từ Shopify POS
Nếu bạn chọn in từ Shopify POS, đây là những việc cần làm:
- Khi bạn đã sẵn sàng xác nhận đơn đặt hàng, hãy chọn Ứng dụng từ cùng trang đó.
- Chọn tùy chọn Print with Order Printer.
- Chọn phiếu đóng gói hoặc hóa đơn. Bạn cũng có thể in cả hai hoặc điều chỉnh cài đặt in, chẳng hạn như cài đặt số lượng bản sao.
- Sau khi bạn đặt các tùy chọn mong muốn, hãy chọn In.
Nếu bạn muốn bỏ qua cài đặt thủ công mỗi khi cần in hóa đơn, bạn có thể tạo mẫu để sử dụng làm hóa đơn mặc định của mình. Đây là cách thực hiện:
- Mở trang của quản trị viên rồi đến Ứng dụng.
- Từ các ứng dụng Shopify của bạn, hãy chọn Đặt hàng Máy in.
- Chọn tùy chọn Quản lý mẫu.
- Chọn những gì bạn muốn in theo mặc định. Đây là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn chỉ in hóa đơn và không in phiếu đóng gói.
Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể lưu hóa đơn dưới dạng tệp PDF để lưu trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình.
In từ quản trị viên Shopify
Dưới đây là cách in hóa đơn từ bảng điều khiển quản trị của bạn:
- Mở quản trị viên Shopify của bạn.
- Chọn Đơn hàng.
- Tìm đơn đặt hàng mong muốn và chọn nó.
- Bên cạnh Đơn đặt hàng in, nhấp vào Tác vụ khác.
- Chọn In bằng Máy in Đặt hàng từ danh sách thả xuống.
- Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ cần chọn những gì sẽ in từ menu ở góc trên bên phải.
- Chọn Hóa đơn. (Và Phiếu đóng gói, nếu cần.)
- Chọn nút In màu xanh lam ở góc trên bên phải.
Các cách khác để in hóa đơn
Sử dụng Máy in Đặt hàng trong Shopify là miễn phí. Tuy nhiên, có một số ứng dụng khác tương thích với Shopify cho phép bạn in hóa đơn. Chúng thường chứa nhiều tính năng kế toán hơn và thường không miễn phí. Tuy nhiên, nếu bạn có một trong những ứng dụng này, bạn có thể sử dụng chúng để tùy chỉnh và in hóa đơn Shopify của mình. Một số trong số chúng có bản dùng thử miễn phí, vì vậy bạn có thể đảm bảo rằng chúng phù hợp với mình trước khi thanh toán đăng ký.
Một số ứng dụng này là:
- Sufio, cung cấp bản dùng thử miễn phí hai tuần và có giá 19 đô la một tháng sau khi hết thời gian dùng thử.
- PrintHero, có giá 14,99 đô la mỗi tháng và đi kèm với bản dùng thử miễn phí kéo dài một tuần.
- Printout Designer, bạn sẽ phải trả 4,99 đô la một tháng sau khi hoàn thành bản dùng thử miễn phí 14 ngày.
- Nhà sản xuất danh mục bán buôn, có giá 25 đô la mỗi tháng sau hai tuần dùng thử miễn phí.
Cách tạo đơn hàng và hóa đơn
Một số ứng dụng chúng tôi đã đề cập trong phần trước cũng cho phép bạn tạo và tùy chỉnh hóa đơn. Cũng có nhiều cách để thực hiện việc này trong ứng dụng Shopify.
Trình tạo hóa đơn
Shopify cung cấp cho bạn một công cụ đơn giản, miễn phí để tạo hóa đơn nhanh chóng. Mở liên kết này trên thiết bị của bạn, nhập thông tin chi tiết về công ty của bạn và thế là xong. Bạn sẽ nhận được một hóa đơn trông chuyên nghiệp với biểu tượng của công ty bạn trên đó, với tất cả các thông tin cần thiết để hoàn tất đơn đặt hàng và tính phí cho các sản phẩm của bạn.
Để hoàn thành hóa đơn, bạn cần làm theo các bước sau:
- Nhập thông tin công ty của bạn, chẳng hạn như tên, địa chỉ và mã zip.
- Nhập thông tin khách hàng của bạn, chẳng hạn như tên, địa chỉ email và thành phố của họ.
- Nhập thông tin đặt hàng, chẳng hạn như tên sản phẩm, số lượng và giá cả.
Bạn cũng có thể thêm bản ghi nhớ nếu cần và xem tổng phụ bên dưới, bao gồm cả thuế. Bạn có thể tải xuống hóa đơn, in hóa đơn hoặc gửi dưới dạng email. Lưu ý rằng những hóa đơn này, mặc dù có vẻ ngoài chuyên nghiệp, nhưng cần phải được nhân viên tư vấn thuế kiểm tra trước khi bạn sử dụng chúng làm tài liệu chính thức.
Gửi hóa đơn dưới dạng email
Khi bạn gửi cho khách hàng của mình một hóa đơn qua email, họ sẽ có thể tiếp tục đến trang thanh toán bằng cách nhấp vào liên kết có trong email. Liên kết này cho phép họ thanh toán và hoàn tất giao dịch mua. Đây là cách gửi nó:
- Sau khi bạn đã tạo đơn đặt hàng, hãy chọn Gửi hóa đơn qua email.
- Một hộp thoại mới sẽ mở ra, vì vậy hãy nhập ghi chú bạn muốn đính kèm vào hóa đơn.
- Chọn Xem lại email để xem tất cả thông tin có được nhập chính xác hay không.
- Nhấp vào Gửi thông báo để hoàn tất hành động.
Quá trình này gần giống như khi bạn đang sử dụng thiết bị di động. Sau khi bạn mở Đơn đặt hàng trong ứng dụng Shopify, hãy chọn Đơn đặt hàng nháp và chọn tùy chọn mong muốn. Trong Hóa đơn, tìm Hóa đơn qua email và làm theo các bước được mô tả trước đó để gửi hóa đơn.
Gửi hóa đơn và phiếu đóng gói
Hóa đơn và phiếu đóng gói là cần thiết để vận chuyển sản phẩm của bạn đến khách hàng. Trong khi phiếu đóng gói chứa thông tin sản phẩm, hóa đơn bạn tạo có tất cả thông tin thanh toán cũng như chi tiết giao hàng. Khách hàng của bạn sẽ sử dụng hóa đơn để thanh toán cho cửa hàng của bạn. Bài viết này đã hướng dẫn bạn cách in các tài liệu này, cũng như gửi chúng qua email nếu cần.
Làm thế nào để bạn tạo hóa đơn? Và bạn sẽ in chúng như thế nào? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.