Theo quy định, các cuộc họp, dù trực tuyến hay trong phòng họp, đều được lên lịch và chủ trì bởi cùng một người. Tuy nhiên, trong Zoom, vai trò của máy chủ lưu trữ linh hoạt hơn nhiều, người dùng có thể chia sẻ hoặc ủy quyền một số nhiệm vụ của họ.
Trên thực tế, ứng dụng hữu ích này cho phép cung cấp người đồng tổ chức hoặc ít nhất là người dẫn chương trình thay thế trong trường hợp bạn không thể tham dự cuộc họp. Nhưng bạn cũng có thể vượt qua quyền kiểm soát của máy chủ nếu bạn phải rời cuộc họp đột ngột. Điều này đảm bảo rằng mọi thứ tiếp tục chạy trơn tru. Nhưng chính xác thì bạn thay đổi nhiệm vụ lưu trữ trong Zoom như thế nào?
Cách vượt qua quyền kiểm soát máy chủ
Bạn có thể đã ngồi trong một cuộc họp mà mọi thứ đã diễn ra quá lâu. Một tình huống không hiếm gặp khi một nhóm đang cố gắng giải quyết một vấn đề. Thông thường, các cuộc họp này được Zoom tạo điều kiện và những người tham gia có thể đến từ khắp nơi trên thế giới.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu người dẫn chương trình giám sát phiên họp cần rời đi? Có thể là cuộc gặp quá dài, và họ đã có một sự hứa hẹn trước đó. Hoặc có điều gì đó đột nhiên xuất hiện.
May mắn thay, Zoom cho phép bạn chuyển quyền điều khiển máy chủ cho người khác trong cuộc họp. Đây là cách bạn thực hiện:
- Chọn “Quản lý người tham gia” trong thanh điều khiển máy chủ.
- Mở danh sách những người tham gia, di chuột qua người tham gia sẽ là người dẫn chương trình tiếp theo, sau đó chọn “Thêm”.
- Bây giờ chọn “Tạo máy chủ lưu trữ”.
- Xác nhận lựa chọn bằng cách nhấp vào “Có” trên cửa sổ bật lên.
Đó là cách đơn giản, chỉ cần một vài cú nhấp chuột và người khác có thể điều hành cuộc họp Thu phóng. Nhưng đây là một số điều cần nhớ khi nói đến cách thức hoạt động của quy trình này đối với người dùng được cấp phép và miễn phí.
- Máy chủ lưu trữ là người dùng được cấp phép có thể chuyển quyền kiểm soát máy chủ cho người dùng miễn phí và cuộc họp sẽ vẫn diễn ra trong khoảng thời gian không giới hạn.
- Máy chủ lưu trữ là người dùng miễn phí có thể chuyển quyền kiểm soát máy chủ lưu trữ cho bất kỳ người dùng nào, kể cả được cấp phép, trong thời gian giới hạn là 40 phút.
Thêm người đồng lưu trữ
Nếu một cuộc họp Zoom đang tổ chức một số lượng lớn người tham gia, như trường hợp của một số hội thảo trên web, thì sự hiện diện của một người đồng tổ chức có thể vô cùng hữu ích. Nếu công việc của người dẫn chương trình chính là thuyết trình, thì thật tốt nếu có thêm người dẫn chương trình để đảm bảo rằng họ không bị gián đoạn bởi các nhiệm vụ, chẳng hạn như bắt đầu và dừng ghi âm hoặc tương tác với những người tham gia.
Nói một cách đơn giản, ai đó sẽ giải quyết phần hành chính khác của cuộc họp. Người chủ trì có thể chỉ định nhiệm vụ đồng chi phí trong cuộc họp và điều quan trọng là phải chỉ ra rằng người đồng chủ trì không thể tự mình bắt đầu cuộc họp.
Ghi chú: Tính năng này chỉ khả dụng với đăng ký trả phí cho Zoom. Nếu bạn không thấy tùy chọn đó là do bạn cần phải trả tiền cho một trong các gói đăng ký trả phí của Zoom.
Trước tiên, bạn cần bật chức năng này trong Cài đặt thu phóng (chỉ có trên trang web).
- Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên cổng thông tin điện tử Zoom. Ứng dụng máy tính để bàn không cung cấp cho chúng tôi tùy chọn này.
- Nhấp vào ‘Cài đặt’ ở phía bên trái.
- Trong tab Cuộc họp, hãy cuộn đến 'Đang họp (Cơ bản).'
- Bật tùy chọn 'Đồng lưu trữ' (mẹo hữu ích: sử dụng ctrl + F hoặc cmd + F để tìm nhanh cài đặt Đồng lưu trữ).
Bây giờ, bạn có thể thêm người đồng tổ chức vào cuộc họp của mình:
- Nhấn vào tab 'Người tham gia'.
- Nhấp vào 'Thêm' bên cạnh người dùng.
- Nhấp vào tùy chọn để 'Tạo người đồng tổ chức'.
Xin lưu ý rằng bạn cũng có thể sử dụng các bước này để thu hồi đặc quyền đồng lưu trữ của người dùng.
Nếu bạn đang cố gắng thực hiện việc này và thấy tùy chọn Đồng tổ chức chuyển sang màu xám, điều đó có thể có nghĩa là bạn không phải là quản trị viên Zoom mà chỉ là một thành viên. Bạn sẽ phải liên hệ với quản trị viên Zoom.
Tính năng Máy chủ Thay thế
Thông thường, ngay cả khi bạn lên kế hoạch cho mọi thứ một cách hoàn hảo, mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra theo cách bạn muốn. Điều này xảy ra mọi lúc và có thể vô cùng bất tiện. Nhưng đó là lý do tại sao nên có một kế hoạch dự phòng. Nếu có một cuộc họp quan trọng đối với toàn bộ nhóm hoặc một bài học quan trọng đối với sinh viên, bạn muốn đảm bảo rằng họ không bỏ lỡ.
Về mặt này, tính năng Máy chủ Thay thế trong Thu phóng có thể là một cứu cánh. Một người dùng Zoom được cấp phép có thể chọn một người dùng được cấp phép khác để trở thành máy chủ lưu trữ thay thế, vì bất kỳ lý do gì. Người tổ chức thay thế sẽ được thông báo qua email và nhận tất cả các hướng dẫn về cách bắt đầu cuộc họp.
Máy chủ thay thế cũng có thể nhận được đặc quyền lập lịch, trong trường hợp họ phải thực hiện các cuộc hẹn tiếp theo mà không có máy chủ ban đầu. Dưới đây là cách chỉ định một máy chủ thay thế trong Zoom:
- Đăng nhập vào Zoom trên máy tính của bạn.
- Chọn “Lịch biểu” (biểu tượng lịch).
- Chọn “Tùy chọn nâng cao”.
- Nhập tên hoặc địa chỉ email vào hộp "Máy chủ lưu trữ thay thế".
- Nhấp vào “Lên lịch” để kết thúc quá trình.
- Bây giờ máy chủ thay thế sẽ nhận được thông báo qua email rằng họ là người thay thế được chỉ định.
Mẹo chuyên nghiệp: nếu bạn đang sử dụng tính năng này cho hội thảo trên web, hãy đảm bảo rằng người tổ chức ban đầu có tiện ích bổ sung cho hội thảo trên web Zoom.
Các câu hỏi thường gặp
Các cuộc họp thu phóng đã trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống của chúng tôi trong năm qua. Chính vì điều này mà chúng tôi cần trở thành chuyên gia trên nền tảng này. Dưới đây là một số câu trả lời khác cho các câu hỏi thường gặp nhất của bạn.
Tôi có thể có nhiều hơn một máy chủ lưu trữ không?
Bạn có thể thêm người đồng chủ trì vào cuộc họp của mình. Thật không may, đây là một tính năng cao cấp. Bạn có thể xem lại giá của Zoom tại đây. Nếu bạn là thành viên của ban quản trị, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập bằng thông tin đăng nhập phù hợp để bật tính năng đồng lưu trữ.
Điều gì xảy ra khi máy chủ bị ngắt kết nối?
Nếu máy chủ gặp sự cố internet và mất kết nối, cuộc họp sẽ tiếp tục. Trong tình huống có người dẫn chương trình, người đó sẽ nghiễm nhiên trở thành người dẫn chương trình. Tuy nhiên, nếu không có người đồng chủ trì, cuộc họp sẽ tiếp tục mà không có người chủ trì.
Khi máy chủ tham gia lại, các đặc quyền của họ sẽ tự động được khôi phục cho người dùng.
Thu phóng làm cho lưu trữ hiệu quả hơn
Không có điều gì chắc chắn trong thế giới của các cuộc họp trực tuyến. Mọi thứ luôn di chuyển, bị hủy và các vấn đề kỹ thuật xảy ra. Với tính năng Thu phóng, sự gián đoạn được giảm thiểu đến mức tối thiểu. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng người dẫn chương trình có thể thực hiện công việc tốt hơn trong các cuộc họp và hội thảo trên web.
Nếu bạn cần chuyển lớp áo cho người nhận khác và rời đi, không vấn đề gì. Nếu bạn cần máy chủ lưu trữ hoặc máy chủ dự phòng, Zoom cũng hỗ trợ bạn. Tất cả chỉ là một vài cú nhấp chuột và bạn có thể dễ dàng hơn một chút.
Bạn đã bao giờ tổ chức một cuộc họp hoặc một hội thảo trên web với Zoom chưa? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.