Một trong những mẹo năng suất tốt nhất là lập kế hoạch cho tuần của bạn, đặc biệt nếu bạn có nhiều cuộc họp. Tin tốt là bạn có thể lên lịch trước cho nhiều cuộc họp Zoom. Tuy nhiên, không thể có hai hoặc nhiều cuộc họp cùng một lúc.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích mọi thứ bạn cần biết về việc lên lịch các cuộc họp Zoom.
Lên lịch nhiều cuộc họp
Khi nói đến việc lên lịch các cuộc họp diễn ra vào các thời điểm khác nhau, không có giới hạn. Như bạn đã biết, mỗi cuộc họp đều có ID cá nhân của riêng nó. Do đó, bạn chỉ cần đảm bảo gửi lời mời đến những người tham gia khác. Đây là cách nhanh nhất để lên lịch một cuộc họp:
- Đăng nhập để thu phóng.
- Nhấn vào biểu tượng Lịch biểu.
- Nhập tên hoặc chủ đề của cuộc họp.
- Chọn ngày và giờ.
- Nhập thời lượng cuộc họp.
- Chọn múi giờ của bạn.
- Chọn lịch bạn muốn sử dụng để lên lịch cuộc họp. Bạn có thể sử dụng Lịch Google, Outlook hoặc bất kỳ lịch nào khác mà bạn thường sử dụng.
- Để xác nhận cuộc họp, hãy nhấp vào Lưu.
Rất tiếc, không có lối tắt nào để lên lịch các cuộc họp khác nhau cùng một lúc. Ứng dụng giả định rằng không phải tất cả các phiên Zoom của bạn đều có cùng thời lượng, chủ đề, v.v. Do đó, bạn sẽ phải lặp lại quy trình này cho tất cả các cuộc họp mà bạn muốn lên lịch (nếu chúng có các chi tiết khác nhau).
Tuy nhiên, nếu bạn muốn lên lịch các cuộc họp định kỳ, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn. Nếu bạn có một cuộc họp nhóm lúc 10 giờ sáng Thứ Tư hàng tuần, điều đó không có nghĩa là bạn sẽ phải trải qua quá trình dài này hàng tuần. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách lên lịch cuộc họp như vậy trước một năm.
Cách lên lịch các cuộc họp định kỳ
Lập lịch các cuộc họp định kỳ có nghĩa là bạn có thể lên lịch nhiều cuộc họp hơn với cùng một ID cuộc họp. Nó cũng có nghĩa là tất cả các chi tiết, như thời gian và thời lượng, sẽ giống nhau.
Bạn có thể chọn xem bạn muốn cuộc họp được tổ chức hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Bằng cách đó, bạn có thể lập lịch biểu hàng quý hoặc thậm chí hàng năm cùng một lúc. Lưu ý rằng ID cuộc họp sẽ hết hạn sau một năm. Mặc dù bạn có thể đã họp hàng tuần trong 52 tuần, nhưng bạn sẽ phải lên lịch lại.
Bạn có thể sử dụng cả Lịch Google và Outlook để lên lịch các cuộc họp định kỳ. Điều này có thể được thực hiện từ điện thoại hoặc máy tính xách tay của bạn. Nhưng chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng máy tính để bàn vì nó nhanh hơn.
lịch Google
Lịch Google là công cụ phổ biến nhất trong số những người dùng Zoom. Dưới đây là cách sử dụng nó để lên lịch các cuộc họp định kỳ:
- Đăng nhập để thu phóng.
- Nhấn vào biểu tượng Lịch biểu.
- Bấm vào Cài đặt cuộc họp của bạn.
- Chọn Cuộc họp định kỳ.
- Nhấp vào nút Lưu và sau đó mở Lịch Google.
- Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
- Cho phép Zoom truy cập tài khoản của bạn.
- Sau đó, Lịch Google sẽ tạo một sự kiện với chi tiết cuộc họp Thu phóng.
- Mở menu thả xuống bên dưới thời gian cuộc họp của bạn.
- Chọn một tùy chọn lặp lại bạn muốn.
- Nhấp vào Lưu.
Khi bạn mở menu thả xuống, bạn sẽ có thể chọn từ các tùy chọn lặp lại khác nhau. Bạn có thể chọn xem bạn muốn cuộc họp được tổ chức hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Bạn cũng có thể lên lịch cuộc họp cho mọi ngày làm việc, mọi thứ Tư hoặc thậm chí mọi thứ Năm đầu tiên trong tháng.
Nếu bạn không thể tìm thấy tùy chọn mình muốn, hãy nhấp vào Tùy chỉnh và tạo một tùy chọn khác.
Quan điểm
Mặt khác, nếu bạn đang sử dụng lịch Outlook, đây là những gì bạn phải làm:
- Đăng nhập để thu phóng.
- Nhấn vào biểu tượng Lịch biểu.
- Bấm vào Cài đặt cuộc họp của bạn.
- Chọn Cuộc họp định kỳ.
- Bấm vào nút Lưu và sau đó mở Lịch Outlook.
- Chọn cuộc họp của bạn và nhấn vào Lặp lại.
- Chọn một tùy chọn lặp lại bạn muốn.
- Nhấp vào Ok.
Người dùng Outlook có ba tham số. Bạn có thể chọn tần suất của cuộc họp (hàng tháng, hàng tuần, v.v.), khoảng thời gian và ngày cụ thể khi bạn muốn cuộc họp được tổ chức.
Lên lịch, lên lịch, lên lịch
Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn lên lịch các cuộc họp Zoom nhanh hơn và dễ dàng hơn. Vì lập lịch trình là điều cần thiết để tổ chức thời gian và nguồn lực của bạn. Điều tuyệt vời về Zoom là nó tương thích với các công cụ tổ chức và lịch khác nhau.
Bạn thường lên lịch cho các cuộc họp của mình như thế nào? Bạn đã bao giờ gặp bất kỳ vấn đề nào khi lên lịch nhiều cuộc họp trên Zoom chưa? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.