Một trong những công cụ phổ biến nhất của Google, Google Biểu mẫu, rất hữu ích khi tạo và phân tích các cuộc khảo sát. Các bản cập nhật gần đây đã giới thiệu nhiều tính năng tuyệt vời hơn cho dịch vụ vốn đã xuất sắc. Cho dù bạn là nhà tuyển dụng cần hồ sơ từ các ứng viên hoặc có thể là một gia sư cần thu thập bài tập về nhà từ sinh viên của họ, giờ đây bạn có thể cho phép người khác tải lên tệp trực tiếp từ biểu mẫu Google của bạn.
Thêm Nút Tải lên Tệp vào Biểu mẫu Google của Bạn
Thêm nút tải lên tệp sẽ tạo ra tất cả sự khác biệt khi nói đến biểu mẫu.
- Khi tạo biểu mẫu Google mới, bạn sẽ có khả năng thêm câu hỏi với một số tùy chọn được xác định trước. Chọn phần cuối cùng và nhấp vào biểu tượng “⊕” (hình tròn có dấu cộng) từ các tùy chọn được tìm thấy ở bên phải. Bước này thêm một câu hỏi (phần) mới vào biểu mẫu.
- Nhấp vào menu thả xuống trong phần trên cùng bên phải của khung câu hỏi (thường được gắn nhãn "Nhiều lựa chọn").
- Lựa chọn “Tải tệp lên” khỏi danh sách.
- Lựa chọn "Tiếp tục" để cho phép tải tệp lên Google Drive của bạn.
- Nhập câu hỏi của bạn, sau đó tùy chỉnh các quy tắc tải lên của bạn. Google Biểu mẫu tự động chấp nhận các thay đổi — không cần lưu hoặc nhấp vào bất cứ điều gì.
- Người dùng Google Biểu mẫu hiện thấy "Thêm tập tin" trong phần "Tải lên tệp" của biểu mẫu.
- Người dùng gửi tệp dựa trên tiêu chí bạn đặt ở trên, sau đó xem danh sách tải lên của họ và chọn "Tải lên" chúng vào tài khoản Drive của bạn.
Tải lên nhiều tệp từ Google Biểu mẫu
Như với hầu hết các dịch vụ internet cho phép tải tệp lên, bạn không thể tải lên toàn bộ thư mục cùng một lúc. Các tệp riêng lẻ phải được thêm riêng trong Google Biểu mẫu.
Ví dụ: nếu biểu mẫu của bạn được sử dụng cho các ứng viên xin việc, bạn sẽ thiết kế nó để tải lên hồ sơ của họ tách biệt với thư xin việc của họ.
Tương tự, nếu bạn cần họ cung cấp sơ yếu lý lịch, ảnh và ID đã quét, biểu mẫu Google của bạn sẽ có ba nút tải lên - một nút cho mỗi tài liệu được yêu cầu.
Tùy chọn lưu trữ và sở hữu tệp
Tất cả các tệp được tải lên từ biểu mẫu Google của bạn sẽ được lưu trữ trên Google Drive của bạn một cách gọn gàng và thuận tiện.
Mỗi tiêu đề câu hỏi / phần trong biểu mẫu được sử dụng làm tên cho một thư mục mới. Các mục đã tải lên tương ứng với một phần cụ thể được lưu trữ trong thư mục liên kết, do đó, quy trình này tương đối tự động và không yêu cầu bất kỳ tổ chức thủ công nào.
Nếu bất kỳ lúc nào bạn cần truy cập một thư mục cụ thể trong Google Biểu mẫu và truy xuất tệp, hãy chuyển đến “Trang tổng quan”, sau đó chọn tab có nhãn “Câu trả lời”. Khi đó, hãy nhấp vào “Xem thư mục” nút nằm ở phần dưới cùng bên phải của cửa sổ.
Nếu bạn chọn liên kết bất kỳ biểu mẫu nào của mình với Google Trang tính, bạn có thể theo dõi tất cả các tệp đã tải lên trong "Phản hồi" tab của một bảng tính nhất định. Ngoài ra, mỗi tệp bao gồm một liên kết trực tiếp để truy cập dễ dàng hơn.
Những người trả lời trực tiếp tải tệp lên từ Google Drive của họ sẽ tự động tạo bản sao của tệp gốc của họ. Sau khi tệp được tải lên, bạn (chủ sở hữu biểu mẫu) cũng trở thành chủ sở hữu bản sao. Tuy nhiên, tệp gốc — trừ khi được đặt thành công khai — sẽ chỉ hiển thị cho chủ sở hữu của nó.
Người tải lên theo dõi tất cả các hành động này trong thanh bên Google Drive của họ.
Xuất các Biểu mẫu được Kích hoạt Tải lên với Nhà xuất bản Biểu mẫu
‘Nhà xuất bản biểu mẫu’ là tiện ích bổ sung phổ biến của Google Biểu mẫu tự động biến các biểu mẫu đã điền thành tài liệu Google để dễ dàng chia sẻ và xem lại. Thay vì truy cập từng ứng dụng từ trang tổng quan và tìm kiếm các tệp liên quan trong các thư mục Drive, bạn có thể đã tự động chuyển đổi tất cả chúng thành các tệp PDF có cấu trúc gọn gàng để xem xét nhanh chóng.
Nếu bạn muốn sử dụng Trình xuất bản biểu mẫu với Google Biểu mẫu cho phép tải lên của mình, có hai điều bạn có thể làm. Bạn có thể chèn liên kết trực tiếp đến tệp đã tải lên hoặc hiển thị liên kết trực tiếp trong tài liệu nếu tệp là hình ảnh PNG, JPG hoặc GIF. Cái sau cực kỳ tiện lợi vì nó cho phép bạn in ra các biểu mẫu hoàn chỉnh và xem lại chúng ngoại tuyến nếu cần.
Sự kết luận
Như bạn có thể thấy, nút tải tệp lên trong Google Biểu mẫu chắc chắn có lợi nếu bạn là đại diện nhân sự xử lý nhiều hồ sơ xin việc hoặc là gia sư có nhiều sinh viên gửi bài tập về nhà của họ. Bất kể mục đích biểu mẫu của bạn là gì, người dùng cuối giờ đây có thể tải tệp lên trực tiếp từ trong biểu mẫu Google của bạn. Các tệp được lưu trữ trên Google Drive của bạn, được sắp xếp gọn gàng thành các thư mục riêng biệt.