- Làm thế nào để thành thạo Outlook
- Cách lưu email Outlook trên ổ cứng của bạn
- Cách mã hóa email trong Outlook
- Cách đồng bộ hóa Lịch Google với Microsoft Outlook
- Cách gọi lại email trong Microsoft Outlook
- Cách thay đổi phông chữ mặc định trong Outlook
Tất cả các đám mây đều tốt và tốt, nhưng đôi khi tốt nhất là bạn nên bảo mật các email được lưu trữ cục bộ. Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp hay chỉ muốn ghi lại toàn bộ thư từ điện tử của mình vì những lý do khác, thì việc lưu trữ email của bạn vào ổ cứng là một ý tưởng hay - và thực hiện tương đối đơn giản. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Outlook trên máy Mac hoặc PC, đây là cách lưu email vào ổ cứng của bạn.
Outlook giúp bạn dễ dàng lưu email, danh bạ và hơn thế nữa - và cung cấp cho bạn hai tùy chọn để thực hiện việc đó. Cách đầu tiên là dễ nhất, vì Outlook gói mọi thứ trong Bộ nhớ cá nhân được tạo dễ dàng (.pst) nếu bạn đang sử dụng Windows hoặc tệp Outlook cho Mac (.olm) nếu bạn đang sử dụng máy tính Apple. Microsoft Outlook khá giống nhau cho dù bạn đang sử dụng Mac hay PC: sự khác biệt duy nhất là ở loại tệp được xuất. Mặc dù vậy, hướng dẫn này sẽ bao gồm cả hai phương pháp.
Cách sao lưu email Outlook của bạn trên máy Mac
Sao lưu email của bạn từ Outlook vào máy Mac thực sự đơn giản. Tất cả những gì bạn cần làm là làm theo các bước sau:
Mở ứng dụng Outlook trên máy Mac của bạn. Ở trên cùng, bạn sẽ thấy một danh sách các tùy chọn. Nhấp vào 'Tệp.'
Bây giờ, hãy nhấp vào 'Xuất' từ danh sách thả xuống.
Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện hỏi bạn muốn xuất tệp nào, sau đó nhấp vào "Tiếp tục".
Trên trang này, bạn sẽ phải chọn nơi bạn muốn xuất các email. Bạn có thể chọn Tài liệu, iCloud và thậm chí cả Màn hình nền của mình. Chọn một trong những phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Khi bạn đã lựa chọn xong, hãy nhấp vào 'Tiếp tục' và email của bạn sẽ được lưu chính xác ở nơi bạn muốn.
Cách sao lưu email Outlook của bạn trên máy Windows
Sau khi khởi động Microsoft Outlook, hãy đảm bảo rằng hộp thư đến của bạn được cập nhật hoàn toàn. Bằng cách đó, bản sao lưu cuối cùng của bạn sẽ chứa nhiều email nhất có thể.
Sau khi nhấp vào Tệp và sau đó là Thông tin tài khoản, bạn sẽ thấy một cửa sổ có tất cả thông tin tài khoản của mình.
Chuyển đến tab thứ hai được đánh dấu “Mở và Xuất”, sau đó nhấp vào tùy chọn Xuất. Bạn sẽ được lựa chọn trong số hai tệp. Đảm bảo rằng bạn chọn .pst.
Đảm bảo tệp được lưu vào vị trí bạn có thể dễ dàng truy cập và nếu email của bạn quá nhạy cảm, bạn cũng có thể thêm mật khẩu vào tệp .pst của mình. Sau đó, bạn có thể thoải mái lưu tệp ở bất kỳ đâu bạn muốn, mặc dù chúng tôi khuyên bạn nên lưu tệp đó vào ổ cứng của mình và nếu có thể, cả ổ cứng ngoài.
Và bạn đã hoàn thành! Bây giờ bạn có một hồ sơ an toàn về các email của mình. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải sao lưu thường xuyên, theo cách đó, bạn sẽ mất ít hơn nữa nếu tài khoản Outlook của bạn bị hỏng.
Các câu hỏi thường gặp
Tôi có thể lưu email từ Outlook Web Client vào Máy tính để bàn của mình không?
Tiếc là không có. Tùy chọn lưu email đơn giản không tồn tại trong phiên bản web của Outlook. Tuy nhiên, vẫn có những điều bạn có thể làm để lưu những email quý giá.
Ví dụ: bạn có thể chuyển tiếp email đến một khách hàng khác. Điều này sẽ hoạt động nếu bạn đang cố gắng lưu email trước khi đóng tài khoản Outlook của mình. Rất tiếc, sẽ mất một khoảng thời gian vì bạn sẽ phải gửi từng email một.
Nếu bạn có một hoặc hai email cần lưu, hãy cân nhắc chụp ảnh màn hình. Bạn có thể lưu email dưới dạng hình ảnh trên ổ cứng máy tính của mình.
Tôi có thể khôi phục email trong Outlook không?
Nếu bạn đã mất một số email, bạn có thể tự hỏi làm cách nào để lấy lại chúng. Nơi đầu tiên cần kiểm tra là thư mục Đã xóa trong Outlook. Khi bạn vô tình xóa một email, nó sẽ xuất hiện ở đây đầu tiên. Email đã xóa sẽ xuất hiện giả sử bạn chưa xóa nó.
Tiếp theo, kiểm tra thư mục Lưu trữ trong Outlook. Nằm ở bảng điều khiển bên trái trong ứng dụng Outlook, nhấp vào 'Lưu trữ' và tìm kiếm email của bạn.
Cuối cùng, ứng dụng Outlook cung cấp cho người dùng tùy chọn để khôi phục các mục đã xóa không còn trong thư mục Các mục đã Xóa. Nhấp vào thư mục và tìm tùy chọn ở trên cùng để khôi phục các mục đã xóa. Nếu bạn vẫn chưa khôi phục được các email đã xóa của mình, có thể sẽ không có cách nào để khôi phục lại.