Nếu bạn đang viết một cuốn sách hoặc một bài nghiên cứu, bạn có thể cần phải chèn mục lục vào đầu. Nhiều người tạo mục lục theo cách thủ công và đó chắc chắn là một cách để làm điều đó. Tuy nhiên, một bảng được tạo theo cách thủ công sẽ mất thời gian, có thể định dạng không nhất quán và cần được cập nhật thủ công mỗi khi một phần trong tài liệu của bạn thay đổi.
Rất may, có một cách dễ dàng hơn để xử lý mục lục nếu bạn đang sử dụng Microsoft Word 2016 cho Mac. Word không chỉ có thể tạo một cho bạn dựa trên các kiểu bạn đã áp dụng cho tài liệu của mình, mà còn có thể cập nhật mọi thứ bằng cách nhấp vào nút khi tài liệu của bạn thay đổi. Không còn tốn nhiều thời gian của bạn để theo dõi và đọc lại số trang! Các bạn không biết điều đó làm tôi vui như thế nào, vậy hãy cùng giới thiệu cách tạo mục lục trong Word 2016 cho Mac.
Bước 1: Thêm kiểu vào tài liệu của bạn
Trình tạo mục lục tự động của Microsoft Word dựa vào phong cách, là những định dạng đặc biệt mà bạn áp dụng cho tài liệu của mình để Word biết phần nào trong văn bản của bạn là tiêu đề, tiêu đề phụ, đoạn văn, v.v. Do đó, bước đầu tiên để tự động tạo mục lục là đảm bảo rằng tài liệu của bạn có các kiểu thích hợp được áp dụng.
Để bắt đầu, hãy chọn chương hoặc tiêu đề đầu tiên của bạn bằng cách đánh dấu nó trong tài liệu của bạn.
Tiếp theo, đi đến thanh công cụ Word (hoặc “Ruy-băng”, như Microsoft đã đặt tên cho nó một cách đáng yêu) và từ Trang chủ , nhấp vào Phong cách cái nút. Trong danh sách thả xuống xuất hiện, hãy chọn “Tiêu đề 1” để xác định văn bản đã chọn của bạn làm tiêu đề chính đầu tiên. Lưu ý rằng nếu cửa sổ Word của bạn đủ rộng, bạn có thể thấy các tùy chọn kiểu được liệt kê trực tiếp trong thanh công cụ thay vì nút “Kiểu”. Trong trường hợp này, hãy chọn trực tiếp kiểu đầu đề mong muốn hoặc nhấp vào mũi tên nhỏ hướng xuống ở cuối danh sách để mở rộng tất cả các tùy chọn kiểu.
Nếu tài liệu của bạn có các tiêu đề phụ, hãy chọn tiêu đề đầu tiên và lặp lại các bước ở trên, lần này chọn “Tiêu đề 2”. Lặp lại các bước này nếu cần và bạn sẽ kết thúc với một cái gì đó giống như ảnh chụp màn hình bên dưới. Hãy nhớ rằng bạn đang áp dụng những kiểu này cho tài liệu thực tế của mình, chứ không phải cho mục lục được tạo thủ công mà bạn có thể đã có. Trong ảnh chụp màn hình, văn bản được bỏ qua để đơn giản hóa. Trong tài liệu thực tế của bạn, bạn sẽ có các đoạn văn bản giữa mỗi Chương và Tiêu đề phụ.
Bước 2: Tạo Mục lục
Sau khi bạn đã thêm tất cả các tiêu đề và tiêu đề phụ mong muốn, hãy đặt con trỏ vào vị trí mà bạn muốn mục lục được tạo tự động của mình xuất hiện. Ví dụ: bạn có thể muốn chèn một trang trống mới vào đầu tài liệu của mình (Chèn> Trang trống từ thanh công cụ Word). Khi đó, hãy nhấp vào Người giới thiệu trên thanh công cụ.
Ở phía ngoài cùng bên trái của tab Tham khảo, bạn sẽ thấy một nút được gắn nhãn Mục lục. Nhấp vào nó để hiển thị danh sách thả xuống về các cách khác nhau mà Word có thể định dạng bảng cho bạn.
Bấm vào một trong các kiểu để chọn và Word sẽ tự động tạo mục lục của bạn ở vị trí bạn đã chỉ định.
Bước 3: Tự động cập nhật Mục lục của bạn
Bảng được tạo trong các bước ở trên sẽ liệt kê tên hiện tại của các tiêu đề và tiêu đề phụ đã xác định của bạn, cùng với số trang hiện tại của từng tiêu đề. Nhưng đây là phần tuyệt vời của việc sử dụng phương pháp này: bạn có thể tiến hành chỉnh sửa tài liệu của mình - thêm hoặc xóa tiêu đề, thêm văn bản, thay đổi phông chữ và kiểu, v.v. - và khi bạn hoàn tất, chỉ cần quay lại Người giới thiệu và nhấp vào nút “Cập nhật Bảng” (được hiển thị với mũi tên màu đỏ trong ảnh chụp màn hình bên dưới).
Word sẽ ngay lập tức cập nhật mục lục của bạn để phản ánh tất cả các thay đổi, bao gồm cả số trang được cập nhật cho mỗi mục nhập. Chỉ cần nhớ tiếp tục áp dụng các kiểu tiêu đề khi cần thiết khi bạn sửa đổi tài liệu của mình và bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng rằng tiêu đề chương hoặc số trang của bạn sẽ không khớp với mục lục. Xấu! Tôi phải thừa nhận rằng tôi không phải là người hâm mộ lớn nhất của Word, mặc dù nó rất mạnh mẽ, nhưng tôi rất thích tính năng này.