SharePoint: Cách thêm thư mục

Nếu bạn đang sử dụng SharePoint để chia sẻ tệp với nhóm của mình và muốn biết cách thêm thư mục, bạn đã tìm thấy hướng dẫn phù hợp.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các bước về cách thêm và tải tệp lên thư mục SharePoint bằng phiên bản Hiện đại và Cổ điển cũng như cách truy cập thư mục từ màn hình Windows của bạn. Ngoài ra, Câu hỏi thường gặp của chúng tôi thảo luận về cách tạo dạng xem để truy cập và tổ chức danh sách SharePoint và dữ liệu thư viện tài liệu của bạn.

Làm thế nào để thêm một thư mục trong SharePoint?

Để tạo một thư mục trong thư viện tài liệu bằng phiên bản Hiện đại:

Khởi chạy trang SharePoint nơi bạn muốn thêm thư mục mới, sau đó mở “Thư viện tài liệu”.
Từ menu, chọn “+ Mới”> “Thư mục”.
- Nếu tùy chọn thư mục không khả dụng, nó có thể bị tắt. Ai đó có quyền thiết kế hoặc chủ sở hữu thư viện có thể kích hoạt thư mục.
Trong trường văn bản "Tên thư mục", hãy nhập tên của thư mục, sau đó chọn "Tạo".
- Thư mục mới của bạn bây giờ sẽ hiển thị trong thư viện tài liệu.

Để tạo một thư mục trong thư viện tài liệu bằng phiên bản Cổ điển:

Khởi chạy trang SharePoint nơi bạn muốn thêm thư mục mới.
Để mở thư viện, hãy chọn tiêu đề của nó qua thanh Khởi động nhanh hoặc nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
Chọn “Nội dung trang” rồi chọn tiêu đề thư viện để thêm các thư mục vào.
Từ ruy-băng, nhấp vào “Tệp” rồi nhấp vào “Thư mục mới”.
Từ hộp thoại “Tạo thư mục”, trong trường “Tên”, hãy nhập tên thư mục, sau đó nhập “Tạo”.

Để tạo tệp để thêm vào thư mục mới của bạn:

Trong thư viện tài liệu, điều hướng đến thư mục mới của bạn.
Từ thư viện chính, chọn “Mới” rồi chọn loại tệp.
Thêm văn bản và các phần tử khác mà bạn muốn vào tệp, tệp của bạn sẽ tự động lưu vào thư viện tài liệu và xuất hiện trong danh sách tệp, với một tên chung.
Để quay lại thư viện tài liệu, hãy nhấp vào mũi tên quay lại trong trình duyệt của bạn.
Nếu tệp mới của bạn không hiển thị, hãy làm mới trình duyệt.
- Chọn “Hiển thị hành động” (menu ba chấm bên cạnh tài liệu) rồi chọn “Đổi tên” để nhập một tên khác.

Để tải các tệp thám hiểm hiện có lên thư mục mới:

Từ đầu trang thư viện của tài liệu, hãy nhấp vào “Tải lên”.
Để tải lên một tệp, hãy nhấp vào “Duyệt qua” hoặc “Chọn tệp” từ hộp thoại “Thêm tài liệu”.
- Tùy thuộc vào phiên bản, bạn có thể tải lên nhiều tệp bằng cách giữ “Ctrl” hoặc phím “Shift” và chọn các tệp.
Khi bạn đã chọn [các] tệp, hãy chọn “Ok.”

Để xóa một thư mục SharePoint bằng phiên bản Hiện đại:

Ghi chú: Xóa một thư mục sẽ xóa các tệp và thư mục con mà nó chứa. Nếu bạn muốn giữ những mục này, hãy cân nhắc việc di chuyển hoặc lưu trữ chúng trước.

Định vị và chọn thư mục bạn muốn xóa.
Từ thanh liên kết trên cùng, hãy chọn “Xóa”.
Để xóa thư mục, hãy chọn “Xóa” từ hộp thoại Xóa.
- Sẽ có một thông báo xác nhận xác nhận rằng thư mục của bạn đã bị xóa.

Để xóa một thư mục SharePoint bằng phiên bản Cổ điển:

Ghi chú: Không có thanh liên kết trên cùng trong phiên bản Cổ điển.

Định vị và chọn thư mục bạn muốn xóa.
Di chuột qua thư mục, sau đó chọn hộp kiểm.
Trên biểu tượng thư mục, nhấp chuột phải, sau đó nhấp vào “Xóa”.
Sau đó “Ok” để xác nhận.

Làm thế nào để Thêm một Thư mục vào Thư viện Tài liệu trong SharePoint?

Để thêm một thư mục trong thư viện tài liệu bằng phiên bản Hiện đại:

Khởi chạy trang SharePoint nơi bạn muốn thêm thư mục mới, sau đó mở “Thư viện tài liệu”.
Từ menu, chọn “+ Mới”> “Thư mục”.
- Nếu tùy chọn thư mục không khả dụng, nó có thể bị tắt. Ai đó có quyền thiết kế hoặc chủ sở hữu thư viện có thể kích hoạt thư mục.
Trong trường văn bản "Tên thư mục", hãy nhập tên của thư mục, sau đó chọn "Tạo".
- Thư mục mới của bạn bây giờ sẽ hiển thị trong thư viện tài liệu.

Để thêm một thư mục trong thư viện tài liệu bằng phiên bản Cổ điển:

Khởi chạy trang SharePoint nơi bạn muốn thêm thư mục mới.
Để mở thư viện, hãy chọn tiêu đề của nó qua thanh Khởi động nhanh hoặc nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
Chọn “Nội dung trang” rồi chọn tiêu đề thư viện để thêm các thư mục vào.
Từ ruy-băng, nhấp vào “Tệp” rồi nhấp vào “Thư mục mới”.
Từ hộp thoại “Tạo thư mục”, trong trường “Tên”, hãy nhập tên thư mục, sau đó nhập “Tạo”.

Làm thế nào để thêm một thư mục vào tài liệu được chia sẻ trong SharePoint?

Để tạo một thư mục trong thư viện tài liệu bằng phiên bản Hiện đại:

Khởi chạy trang SharePoint nơi bạn muốn thêm thư mục mới, sau đó mở “Thư viện tài liệu”.
Từ menu, chọn “+ Mới”> “Thư mục”.
- Nếu tùy chọn thư mục không khả dụng, nó có thể bị tắt. Ai đó có quyền thiết kế hoặc chủ sở hữu thư viện có thể kích hoạt thư mục.
Trong trường văn bản "Tên thư mục", hãy nhập tên của thư mục, sau đó chọn "Tạo".
- Thư mục mới của bạn bây giờ sẽ hiển thị trong thư viện tài liệu.

Để tạo một thư mục trong thư viện tài liệu bằng phiên bản Cổ điển:

Khởi chạy trang SharePoint nơi bạn muốn thêm thư mục mới.
Để mở thư viện, hãy chọn tiêu đề của nó qua thanh Khởi động nhanh hoặc nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
Chọn “Nội dung trang” rồi chọn tiêu đề thư viện để thêm các thư mục vào.
Từ ruy-băng, nhấp vào “Tệp” rồi nhấp vào “Thư mục mới”.
Từ hộp thoại “Tạo thư mục”, trong trường “Tên”, hãy nhập tên thư mục, sau đó nhập “Tạo”.

Làm thế nào để thêm một thư mục SharePoint trong Windows File Explorer?

Có hai cách để thiết lập quyền truy cập vào [các] thư mục SharePoint của bạn trong trình khám phá tệp. Cách nhanh nhất và dễ nhất mà không chiếm dung lượng trên máy tính của bạn là sử dụng Đồng bộ hóa:

Khởi chạy SharePoint sau đó điều hướng đến trang web chứa [các] thư mục bạn muốn đồng bộ hóa với trình khám phá tệp.
Nhấp vào biểu tượng “Đồng bộ hóa” ở gần đầu màn hình.
- Việc này chỉ cần thực hiện một lần, sau khi các thư mục của bạn sẽ tự động đồng bộ hóa.
Bạn có thể được yêu cầu cho phép sử dụng “Microsoft OneDrive”, hãy xác nhận rằng điều này là ổn.
- [Các] thư mục của bạn sau đó sẽ xuất hiện dưới tên tổ chức của bạn trên PC của bạn. Nó sẽ tự động được thêm vào ngăn bên trái của File Explorer.
- Lặp lại các bước này cho tất cả các thư mục bạn muốn truy cập trong trình khám phá tệp.

Ngoài ra, bạn có thể ánh xạ một ổ đĩa trong trình khám phá tệp đến site SharePoint của mình. Các bước sau dựa trên Internet Explorer 11:

Khởi chạy SharePoint và mở trang web của bạn.
Để đặt SharePoint thành “Trang web đáng tin cậy” từ thanh công cụ, hãy chọn “Công cụ” rồi chọn “Tùy chọn Internet”
Sau đó, “Bảo mật”> “Trang web đáng tin cậy”> “Trang web”.
Sao chép và dán liên kết trang SharePoint của bạn vào trường văn bản “Thêm trang web này vào vùng”. Đảm bảo bỏ chọn hộp kiểm “Yêu cầu xác minh máy chủ (https) cho tất cả các trang web trong vùng này”.
Sau đó nhấp vào “Thêm”> “Ok.”
Từ Thanh tác vụ, chọn “File Explorer”> “PC này”> “Máy tính”> Bản đồ ổ đĩa mạng ”>“ Bản đồ ổ đĩa mạng. ”
Chọn một chữ cái từ trình đơn thả xuống của ổ đĩa khả dụng mà bạn muốn trang SharePoint của mình tồn tại.
Dán liên kết site SharePoint của bạn vào trường văn bản “Thư mục” rồi đến “Kết thúc”.
- Liên kết site SharePoint của bạn sẽ xuất hiện trong “PC này”.

Làm thế nào để Thêm Thư mục SharePoint vào Máy tính Windows của Tôi?

Để truy cập thư mục SharePoint qua màn hình Windows của bạn, trước tiên bạn cần thiết lập quyền truy cập trình khám phá tệp, sử dụng Đồng bộ hóa hoặc bằng cách ánh xạ ổ đĩa, sau đó tạo lối tắt đến thư mục trên màn hình của bạn:

Khởi chạy SharePoint sau đó điều hướng đến trang web chứa [các] thư mục bạn muốn đồng bộ hóa với trình khám phá tệp.
Nhấp vào biểu tượng “Đồng bộ hóa” ở gần đầu màn hình.
- Việc này chỉ cần thực hiện một lần, sau khi các thư mục của bạn sẽ tự động đồng bộ hóa.
Bạn có thể được yêu cầu cho phép sử dụng “Microsoft OneDrive”, hãy xác nhận rằng điều này là ổn.
- [Các] thư mục của bạn sau đó sẽ xuất hiện dưới tên tổ chức của bạn trên PC của bạn. Nó sẽ tự động được thêm vào ngăn bên trái của File Explorer.
- Lặp lại các bước này cho tất cả các thư mục bạn muốn truy cập trong trình khám phá tệp.

Hoặc để lập bản đồ ổ đĩa:

Khởi chạy SharePoint và mở trang web của bạn.
Để đặt SharePoint trở thành “Trang web đáng tin cậy”, từ thanh công cụ, ở góc trên cùng bên phải, hãy chọn “Internet Explorer”.
Sau đó là “Tùy chọn Internet”> “Bảo mật”> “Trang web đáng tin cậy”> “Trang web”.
Sao chép và dán liên kết trang SharePoint của bạn vào trường văn bản “Thêm trang web này vào vùng”. Đảm bảo bỏ chọn hộp kiểm “Yêu cầu xác minh máy chủ (https) cho tất cả các trang web trong vùng này”.
Sau đó nhấp vào “Thêm”> “Ok.”
Từ Thanh tác vụ, chọn “File Explorer”> ”PC này”> “Máy tính”> Bản đồ ổ đĩa mạng ”>“ Bản đồ ổ đĩa mạng. ”
Chọn một chữ cái từ trình đơn thả xuống của ổ đĩa khả dụng cho nơi bạn muốn trang SharePoint của mình tồn tại.
Dán liên kết site SharePoint của bạn vào trường văn bản “Thư mục” rồi đến “Kết thúc”.
- Liên kết site SharePoint của bạn sẽ xuất hiện trong “PC này”.

Bây giờ, hãy tạo lối tắt thư mục trên màn hình của bạn:

Trong File Explorer, bấm chuột phải vào thư mục SharePoint.
Chọn “Tạo lối tắt” ở cuối menu.
Kéo và thả lối tắt mới vào màn hình của bạn hoặc sao chép thư mục bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng, chọn “Sao chép” rồi nhấp chuột phải vào màn hình của bạn trước khi chọn dán.

Câu hỏi thường gặp bổ sung

Bạn sử dụng dạng xem trong SharePoint như thế nào?

Chế độ xem tùy chỉnh giúp tổ chức thư viện tài liệu của bạn để phù hợp hơn với nhu cầu của bạn. Bạn có thể chọn các cột bạn muốn hiển thị theo một thứ tự cụ thể, với các tùy chọn để sắp xếp, lọc hoặc nhóm các mục.

Để tạo dạng xem tùy chỉnh của danh sách hoặc thư viện tài liệu của bạn, sử dụng phiên bản SharePoint Modern:

1. Điều hướng đến danh sách hoặc thư viện nơi bạn muốn tạo dạng xem, sau đó từ thanh lệnh nhấp vào “Tùy chọn dạng xem”.

· Nếu bạn không thấy “Tùy chọn xem”, hãy đảm bảo rằng bạn không chỉnh sửa danh sách; bạn đã không chọn các mục hoặc kiểm tra với chủ sở hữu trang web xem bạn có được phép hay không.

2. Nhấp vào “Tạo chế độ xem mới”.

· Nếu bạn không thấy tùy chọn “Tạo chế độ xem mới” thì bạn vẫn chưa nhận được bản cập nhật mới nhất. Trong trường hợp đó, hãy sử dụng các bước “Thay đổi chế độ xem” trên trang hỗ trợ của Microsoft.

3. Tại “Tên chế độ xem”, hãy nhập tên chế độ xem của bạn.

4. Từ “Hiển thị dưới dạng”, chọn kiểu xem bạn muốn tạo.

5. Đối với "Chế độ xem lịch", hãy nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

6. Nhấp vào “Tùy chọn khác” để thay đổi cách hiển thị của các mục tiêu đề, sau đó chọn từ danh sách “Tiêu đề của các mục trên lịch”.

7. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào “Tạo”.

Để tạo chế độ xem tùy chỉnh cho danh sách hoặc thư viện tài liệu của bạn bằng phiên bản Cổ điển:

1. Điều hướng đến danh sách hoặc thư viện nơi bạn muốn tạo dạng xem, chọn tab “Danh sách” hoặc “Thư viện” rồi chọn “Tạo dạng xem”.

· Nếu tùy chọn này không khả dụng, hãy kiểm tra với chủ sở hữu trang web xem bạn có được phép tạo chế độ xem hay không.

2. Từ trang “Cài đặt”, chọn kiểu xem.

3. Nhập tên chế độ xem vào hộp “Tên chế độ xem”.

4. Để đặt nó làm chế độ xem mặc định, hãy chọn “Đặt chế độ này làm chế độ xem mặc định.”

5. Trong “Đối tượng” bên dưới “Xem đối tượng”, hãy nhấp vào “Tạo chế độ xem Cá nhân” hoặc “Tạo chế độ xem Công khai”.

· Nếu tùy chọn “Tạo chế độ xem công khai” bị tắt, thì bạn cần có quyền để tạo chế độ xem công khai cho danh sách hoặc thư viện đó.

6. Từ “Cột”, hãy chọn các cột bạn muốn và xóa những cột bạn không muốn hiển thị trong chế độ xem.

7. Bên cạnh số cột, hãy chọn thứ tự bạn muốn các cột hiển thị.

8. Bây giờ, hãy thiết lập cài đặt sắp xếp và bộ lọc của bạn, sau đó ở cuối trang, chọn “Ok”.

Quản lý thư mục SharePoint của bạn

Lợi ích của việc sử dụng công cụ cộng tác SharePoint bao gồm khả năng chia sẻ thông tin với đồng nghiệp của bạn. Dữ liệu được lưu vào một nơi an toàn và được truy cập từ trình duyệt web của bạn một cách thoải mái. Các tệp có thể được sắp xếp theo cách bạn muốn bằng cách tạo các thư mục.

Bây giờ chúng tôi đã chỉ cho bạn cách thêm thư mục trong SharePoint, truy cập chúng từ trình khám phá tệp và một số mẹo quản lý thư mục khác; Bạn nghĩ việc thêm một thư mục SharePoint dễ hay khó? Bạn đã thử thiết lập quyền truy cập trong trình khám phá tệp chưa? Nếu vậy, bạn thích làm việc theo cách nào, trực tiếp trong SharePoint hoặc từ trình khám phá tệp? Hãy để lại ý kiến trong phần bình luận bên dưới.